合同里需要写（xiě）明与（yǔ）会议（yì）相（xiàng）关（guān）的各种事项，分清权利和义务，从（cóng）而当出现争议时（shí），法庭将（jiāng）按（àn）合同中（zhōng）双方意见一致的条款，按有利的方（fāng）式保护（hù）利益受（shòu）损方。

本公司据以往经验，现（xiàn）将（jiāng）一般会议（yì）合同（tóng）的内容公（gōng）布如下（具体（tǐ）合同（tóng）双方另议）：

1、房间数目和房间价格：列明（míng）每晚所需（xū）房间数和房间价格（gé）；
2、免费房间：注明会议（yì）组织人员每晚（wǎn）可免费使用的（de）房间数；
3、工作间及（jí）房价：除免费（fèi）房间外，会议工作人员还（hái）可享受优惠价（jià）格的房间；
4、套房、贵（guì）宾房：本条款需列明具体的房（fáng）间要求；
5、房间位置：应列明各个所订房间的具体（tǐ）方位和房间档次；
6、平均房价：是根据各种类型房间（jiān）占相同百分比计算出来（lái）的一个调整后的平（píng）均价，适用（yòng）于各（gè）类房间；
7、无转移条款：即会（huì）议举行期间如遇酒店（diàn）所订（dìng）房（fáng）间超出实（shí）际接待能力时，不（bú）得使会议人员转（zhuǎn）移其他酒店；
8、入（rù）住及（jí）退房登记：登记情况视（shì）酒店规定而定（dìng）；
9、提前入（rù）住和推（tuī）迟（chí）退房（fáng）: 如果在该问题上的（de）需（xū）求与酒店规定（dìng）有所偏差，则一定要在合同中注明；
10、预定取消日期：一般规（guī）定（dìng）为预定者在计划（huá）使用（yòng）日期之前30天，这一条双方可以再协商；
11、会（huì）议场所（suǒ）要求：如果会议（yì）规模可能出现调整，最好（hǎo）在合同中确（què）定（dìng）一个调整（zhěng）时（shí）间；
12、会（huì）议（yì）场租：可以是一个固定价（jià）格也可（kě）以根据（jù）所订客房情（qíng）况协商（shāng）；
13、24小（xiǎo）时租用（yòng）：如果（guǒ）是按24小时租（zū）用酒店会（huì）议室（shì），那么即使24小时之内不用会议（yì）室（shì），酒店也不（bú）得使用；
14、会场变动（dòng）：合同中注（zhù）明预定的会议室（shì），没酒（jiǔ）店的（de）事先通知（zhī）和会（huì）议方的书面同意，已订好的会（huì）场不能再有（yǒu）变（biàn）动；
15、房间定（dìng）金：合同中必须注明预付定金的具体时间，合同中应（yīng）要求酒店在定金预付日期到来时进行提（tí）醒；
16、结账（zhàng）：谁来负责会议方结账事宜，谁有权在账单上签字，有（yǒu）哪些具体事项，这些（xiē）问题必须在合同中说明（míng）；
17、餐饮消耗（hào）：此（cǐ）条款规定对于因活动取消或与会人数不足而引起的餐（cān）饮活动（dòng）减少，会议（yì）方应给予酒店一定补偿；
18、仲（zhòng）裁条款：如合同中有仲裁解决争议的条款（kuǎn），在签订（dìng）合（hé）同前（qián），要先（xiān）决定会议方是倾向使（shǐ）用仲裁手段还是反对；
19、视听设备租用：明确视听设备的（de）种类、品（pǐn）牌、数量、租用时间、费用（yòng）；
20、会议（yì）物资运（yùn）抵酒店：在会议前，会议所用的物资（zī）要运到（dào）酒店（diàn）库房，在合同中应注明库（kù）房工作时间和酒店（diàn）政（zhèng）策；
21、电话附加费：尽量与（yǔ）酒店（diàn）协商，免付电话使用附加费。协商文件应（yīng）包括在合同（tóng）中（zhōng）；
22、展品（pǐn）的处理（lǐ）：展品运进、运出酒店时间的规定对费用开支有（yǒu）很大影响，双方（fāng）应进行协（xié）商和讨论；
23、最（zuì）低餐饮（yǐn）消费：有些（xiē）酒（jiǔ）店（diàn）的（de）合（hé）同上有最低消费这一条（tiáo）款，规（guī）定（dìng）客人的（de）用餐花费必须达到某一最低金额（é）；
24、安全、防（fáng）火规定：酒店符合安全（quán）和防火的有关（guān）规定；
25、残疾人保（bǎo）障：合（hé）同中特别列明酒店内设施（shī）和政（zhèng）策与有关残疾人保障（zhàng）法是相符（fú）的；
26、合同（tóng）的终止：如遇第三者原因（yīn），不可抗力或特殊事件的发生，则允许一方提出终止合同而不（bú）受（shòu）违约罚款；
27、免责：双方应（yīng）同（tóng）意，对（duì）于一些（xiē）疏忽事件和其他一些不影响会（huì）议（yì）进行和偶然突发事件对方不负责（zé）任；
28、订房（fáng）确认报告：如果不写入合（hé）同中，那么也（yě）要在合同中加（jiā）入订房（fáng）确认（rèn）报（bào）告这（zhè）一条款（kuǎn）；

备注：保存一份书面（miàn）合同（tóng）；将所有（yǒu）的回复传（chuán）真或信函作为书面承诺归档（dàng）保存（cún）。