会议（yì）及展（zhǎn）览的（de）预算（suàn）不（bú）是一个概念。通（tōng）常而言，会议（yì）预算包（bāo）括以下几个方面：

1、交（jiāo）通费（fèi）用 
(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路（lù）、公路、客（kè）轮，以及目的地（dì）车（chē）站、机场（chǎng）、码头至住宿地的交通
(2)、会议期间交通费用（yòng）——主要（yào）是会务（wù）地交通费（fèi）用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交（jiāo）通、会所到商务交际场（chǎng）地的（de）交通、商务考（kǎo）察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机（jī）场、车（chē）站（zhàn）、港（gǎng）口交通费用。

2、会议室（shì）/厅费用
(1)、会议场地租（zū）金：通常（cháng）而（ér）言，场（chǎng）地的租（zū）赁（lìn）已经包含某些常（cháng）用设（shè）施，譬如（rú）激光（guāng）指示笔、音（yīn）响系统（tǒng）、桌椅、主席（xí）台、白（bái）板或者黑板（bǎn）、油（yóu）性笔、粉笔等，但一些（xiē）非常规设施并不涵（hán）盖在内——比如投影设备（bèi）、临时性的装饰物、展架等。
(2)、会议（yì）设（shè）施租赁费用：此部分费用主要是租赁一些（xiē）特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移（yí）动式同声翻译（yì）系统、会场（chǎng）展示系统、多（duō）媒体系统、摄录设备等，租赁时通（tōng）常需要支（zhī）付一定的使用保证金（jīn），租（zū）赁费用中包括（kuò）设备的（de）技术支持与维护费用。值（zhí）得（dé）注意的是，在租赁时应对设备（bèi）的（de）各类（lèi）功效参数作出具体要求（可向（xiàng）会议服务公司咨（zī）询，以获得最适宜的性（xìng）价比），否则可能影响会（huì）议的进行（háng）。另外，这些会议设（shè）施由于品牌、产地及新旧（jiù）不同，租赁的价格（gé）可能相差很大。
(3)、会场（chǎng）布（bù）置费用（yòng）：如果不是（shì）特殊要（yào）求，通常（cháng）而言此部分费用（yòng）包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可（kě）以（yǐ）与专业（yè）的会议服务商协商。
(4)、其他（tā）支持费用：这些支持通常（cháng）包括广告及印刷、礼仪、媒介等。基（jī）于这些支持均为临时性质，如会（huì）议主（zhǔ）办方分别寻找这些行业支持的话，其成（chéng）本费（fèi）用可能比市场（chǎng）行价要高（gāo），如果让专业会议服务（wù）商代理，将获得价（jià）格相对比（bǐ）较低廉且服务（wù）专（zhuān）业的支持。对于这些单项服（fú）务支（zhī）持，主办方应尽可能细化各项要（yào）求（qiú），并（bìng）单（dān）独签订服务协（xié）议。

3、住宿费用
住宿的费用应该非常好理（lǐ）解（jiě）——值得注意的只（zhī）是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政（zhèng）府税金（jīn）的。对于会议而言，住宿费可能是主要的（de）开支之（zhī）一。找专（zhuān）业的会展服务商通常（cháng）能获得较好的折扣。正常（cháng）的住宿（xiǔ）费除与酒店星级（jí）标准、房型等因素有关外，还与客（kè）房内开放的服（fú）务项目有关——譬（pì）如（rú）客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣（yī）物、互联网（wǎng）、水果提供（gòng）等服务是否开放有关。会议主办方应（yīng）明确酒店（diàn）应当关闭或者（zhě）开放的服务项目及（jí）范围。

4、餐饮费用
(1)、早餐通（tōng）常是（shì）自助餐，也可（kě）以采取围桌式就餐，费用按人数（shù）计算（但考虑到会（huì）议（yì）就（jiù）餐的特（tè）殊性，所以（yǐ）预计就（jiù）餐（cān）人数不得与实际就（jiù）餐人数相差（chà）到（dào）15％，否则餐馆有理由拒绝按（àn）实际就餐人数结算——而（ér）改为（wéi）按预定人（rén）数收取费用）
(2)、中餐及午（wǔ）餐基本属于正餐，可以采取（qǔ）人数预算——自助餐形式，按桌预（yù）算——围桌式形式（shì）。如果主办方希望酒水消费自行采购而（ér）非由餐馆（guǎn）提供，餐馆可能会（huì）收取一定数量的（de）服务费用（yòng）。
(3)、如果（guǒ）在高星级酒（jiǔ）店餐厅就餐（cān），餐厅是谢绝主办方（fāng）自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅（tīng）通常需要加收（shōu）服务费。在（zài）高星级酒店举（jǔ）办（bàn）会议宴（yàn）会，通常（cháng）在基本消费水准的基（jī）础上加（jiā）收15％左右的服（fú）务费。
(4)、此项费用基本上是按人数预算（suàn）的，预算时可提出不同时段茶（chá）歇（xiē）的食物、饮料组（zǔ）合（hé）。承办者告知（zhī）的茶歇价（jià）格通常包含服（fú）务人员费用。通常情况下，茶歇的种类可（kě）分为西式与中式两种（zhǒng）——西式基本上以（yǐ）咖啡、红茶、西式点心、水果（guǒ）等为主，中式则以开（kāi）水、绿茶或者（zhě）花茶、果茶（chá）、水果、咖（kā）啡、水果及点（diǎn）心为主。
(5)、联谊（yì）酒会/舞（wǔ）会的预算可能比单（dān）独的宴会复（fù）杂，宴会只要设（shè）定好餐标（biāo）与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要（yào）比较（jiào）长（zhǎng）的时间确认。

5、视听设（shè）备
除非（fēi）在室外进行，否则视听（tīng）设备（bèi）的费用通（tōng）常可（kě）以忽略（luè）。如（rú）不得不（bú）在室外进行，视听设备的预算就（jiù）比较（jiào）复杂，包括：
设备本身（shēn）的租赁费（fèi）用，通常按天（tiān）计算（suàn）
设备的运（yùn）输、安装调试（shì）及控制技术人员支持费用，可（kě）让会展服务商代理
音（yīn）源——主要是背景（jǐng）音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托（tuō）代理

6、杂费
杂（zá）费（fèi）是指（zhǐ）会（huì）展过（guò）程中一（yī）些临时性安排产生的费（fèi）用，包括打印（yìn）、临时（shí）运输及装卸、纪念品、模（mó）特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务（wù）、临时保（bǎo）健、翻译与向导、临（lín）时商（shāng）务用车、汇兑等等。杂费（fèi）的预算很难计划，通常可以（yǐ）在会务费用预算（suàn）中增列不可预见费用作为（wéi）机动（dòng）处理。